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La industria alimentaria se enfrenta a riesgos reputacionales relacionados con alertas alimentarias, manipulación y origen de componentes y alimentos, precios y, por supuesto, escándalos financieros. Artículo de Joao Claro, Country Manager eShare España.
Cualquier noticia relacionada con esta industria tiene un gran impacto social, ya que la alimentación es algo que afecta a todos y cada uno de los ciudadanos. Por ello, y por el componente añadido de responsabilidad sanitaria que ostenta este sector, el buen gobierno y la transparencia son conceptos que no cabe descuidar.
Esta industria tiene, además, un aspecto internacional –la necesidad de mantener determinados productos al alcance del consumidor durante todo el año hace que muchas de estas empresas tengan filiales en diferentes países del mundo- que hace especialmente complicado el control de la actividad desde la empresa matriz.
La estructura de transparencia y buen gobierno en la industria alimentaria puede jugar un papel diferenciador relacionado con la confianza que el consumidor otorga a una u otra firma. Muchas de ellas están abordando ya la implementación de programas de buen gobierno apoyados por soluciones informáticas que les permiten el control de la actividad del Consejo de Administración, y también el de los responsables de las filiales en el extranjero.
Aunque no existe una norma sobre lo que debe contener un programa de buen gobierno, sí podemos establecer algunas bases comunes. Lo primero sería definir los protocolos o procedimientos para la toma de decisiones y ejecución de las mismas, identificar las actividades susceptibles de comunicación pública y también aquellas que pueden relacionarse con la comisión de delitos que deben ser prevenidos.
Para establecer protocolos de buenas prácticas es fundamental avanzar en metodologías de compartir información en soportes digitales que permitan que todos los implicados manejen los mismos documentos en todo momento y que las modificaciones queden registradas. En este sentido, las implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información son fundamentales.
También lo es el registro de quién toma las decisiones en el desarrollo de las reuniones del consejo rector y quién es el encargado de ejecutarlas. Las conclusiones de las mismas deben ser registradas de manera que nadie pueda alegar desconocimiento u olvido de lo tratado. Las organizaciones capaces de integrar la tecnología en sus procesos de reuniones y toma de decisiones habrán dado un paso de gigante en materia de buenas prácticas.
En este sentido, las soluciones de software destinadas a la gestión de reuniones tienen como objetivo ganar tiempo y eficacia gracias a la facilidad de compartir la misma información en tiempo real –incluyendo los cambios sobre documentos abiertos-, de posibilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los asistentes a la reunión y, además, de constituir un elemento de cumplimiento normativo y buen gobierno al dejar constancia de las personas que intervienen en la toma de decisiones y ejecución de las mismas.
La industria alimentaria necesita un marco de responsabilidad que se perpetúe en el tiempo. Si los formularios, las actas de las reuniones y las grabaciones no existen o no son accesibles se rompe la cadena de la transparencia. Las organizaciones necesitan saber y poder mostrar dónde se toman las decisiones y quién forma parte de ellas.
Si todas las resoluciones del consejo rector son digitalizadas documentalmente cuando alguien busca cualquier mención sobre un tema en concreto durante un tiempo determinado, lo puede encontrar con facilidad. Ésta puede ser una manera rápida y fácil de ver quién estaba al tanto de ese tema en concreto y cuál fue su papel en el mismo para depurar posibles responsabilidades y, en su caso, demostrar que se siguió la normativa pre-establecida.
